各院（系）：

新生入学档案是学生个人档案的重要组成部分，是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才、学校规范办学、加强管理的重要依据，也是学校审查确认新生入学资格的重要依据。为加强学生档案管理，根据《郑州轻工业学院学生档案管理办法》（郑轻院[2005]91号）文件精神，现就2013级学生档案收交和清查工作有关事宜通知如下：

一、时间安排

各院（系）应在2013年10月25日前完成本院（系）2013级学生档案收交和清查工作。

二、2013级学生入学档案材料内容

2013级学生入学档案材料是指学生在升入我校前形成的档案，如普通本专科生的中学档案，专升本学生升本前的专科档案等。一般应包括以下几类材料：

1、中学时期材料：包括入团、入党志愿书、高中毕业生登记表（学籍卡）、学习成绩登记表、奖励、处分材料、体质测试表、健康测试表、中学生社会实践活动登记表、中学生体育合格标准测试证(卡)、中华人民共和国学生体育合格证等；

2、高考录取材料：包括高考考生报名登记表、高考考生体检表、高考志愿表等；

3、其他材料：包括记录学生在校期间的有价值材料（包含非文字材料、电子材料等）。

以上纸质档案部分一般由学生自带，此外，学生高考电子档案也是学生档案的重要组成部分，在核对学生相关信息（照片、考生号、身份证号等）无误后，装入其本人档案袋内。

三、2013级学生档案收交工作

1、各院（系）应指派专人负责学生档案的登记收交工作，接收自带档案时，应认真履行收交登记手续，填写《学生原始档案登记表》，确保档案的完整与安全。

2、对于档案袋有破损、开口、无密封章等特殊情况的务必让学生本人在《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》备注栏里详细注明并签字确认。

3、对于未上交纸质档案的学生，要求学生本人在《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》备注栏中注明原因并签字确认，并限期10月11日前要求学生上交原始档案。

四、2013级学生档案清查工作

1、各院（系）要组织本院（系）辅导员对收交的学生档案依据档案材料内容进行清查，并填写《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》。

2、对于档案材料严重缺失的学生，由辅导员在《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》中详细注明并签字确认。

3、对于档案材料缺失项由辅导员通知到学生本人，限期11月8日前要求学生补齐相关材料。

五、其他要求

1、各院（系）原则上按照班级、学号对学生排序填写《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》和《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》。

2、《郑州轻工业学院学生原始档案登记表》填写后原件随学生原始档案一同留存院（系）备查，复印件及电子版于11月11日—14日，上报东风校区学生管理科或科学校区学生处存档；《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》随学生原始档案一同留存备查，不再上报。

3、党团关系档案材料，在登记完《郑州轻工业学院档案材料清查明细表》后分别移交各院（系）党总支和分团委，履行相关关系转入手续。请各院（系）党总支和分团委负责人、各班级辅导员认真做好交接手续，若出现丢失，由相关交接人负责。

   备注：相关表格可到学生资助管理中心网站下载